Wie organisiere ich einen Bus?

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ForFuture
Wie organisiere ich einen Bus, wird anhand der Busmobilisierung im Rahmen der Hamburg Demo am 21.02.2020 erklärt. Die Fahrt ging von München nach Hamburg, mit Zwischenhalte in Ingolstadt, Nürnberg, Erlangen und Bamberg.
Du kannst jederzeit vernetzung@fridaysforfuture.de schreiben, für Fragen oder Details.
Wenn du dringend Hilfe brauchst, ruf deinen Delegierten an und frage nach Philipp (Bamberg) dein*e Delegierte*r sollte dir weiterhelfen können.


Orga-Team

Plane niemals alleine eine Busfahrt mit mehr als 20 Personen - das kann nur schief gehen. Du brauchst Peoplepower wenn du, so wie wir, mit 57 Personen durch halb Deutschland nach Hamburg fahren möchtest: Organisiere das mit der Unterstützung deiner OG oder eines anderweitigen Teams, das sich dafür Zeit nimmt. Vor allem brauchst du ein Team für die Mobilisierung, diese ist nicht zu unterschätzen; die Aktivistis sind spontan und das macht es schwerer, länger im Voraus zu planen. Zwischen der Idee und der realisierten Busfahrt nach Hamburg lagen nur drei Wochen - das ist knapp und ein gelungenes Ergebnis setzt Erfahrung voraus.
Du möchtest bestimmt eine schöne, entspannte Busfahrt haben, plane deshalb mindestens einen Monat, wenn möglich noch länger, im Voraus. Es werden immer wieder einige Dinge in der Organisation auftauchen, die du am Anfang noch nicht bedacht hast. Vor allem hängt die Verantwortung an dir und deinem Team.

  1. Deswegen schnapp dir ein Team aus 3-8 Leuten.
  2. Trefft euch und sprecht darüber, wie die zeitlichen Ressourcen aussehen.
  3. Vergewissert euch, ob ihr das durchziehen möchtet.
  4. Fangt rechtzeitig an zu planen!
  5. Ready for next steps!

Routenplanung

Zuallererst musst du dir darüber im Klaren sein, wo du hin willst!
Mach dir zunächst Gedanken darüber, von wo bis wo genau der Bus fahren soll, denn danach berechnet sich auch später der Preis der Charter/Busmiete. Du misst am besten die Strecke auf http://googlemaps.de/ mit der Navigationsfunktion.
Die Herausforderung liegt darin, die kürzeste Strecke, auf der gleichzeitig die meisten Leute zusteigen können zu finden.
Anfangs gibt es unzählige Variablen, die du bei der Planung noch nicht mit einbeziehen kannst, deswegen halte dich an folgenden Ratschlag: Je kürzer, desto billiger. Je mehr Leute, desto weniger finanzielles Risiko - verlasse dich dabei nie auf mündliche Zusagen!
Hier siehst du unsere finale Route:
=> Busroute

  • Schreibe als erstes auf, von wo bis wo der Bus exakt fährt, dazu kannst du dieses Tool nutzen: https://www.google.com/maps/d/u/0/
  • Es ist nicht ausreichend aufzuschreiben, in welcher Stadt die Abfahrt ist - die genaue Adresse sowie die Uhrzeit der Abfahrt sind wichtig.
  • Also überlege dir, wie lange du fahren musst und wo ungefähr du Pause machen möchtest, das ist wichtig für den Kontakt zum Busunternehmen.

Lenkzeiten

Die Busunternehmen helfen euch oft gerne weiter, welche Lenkzeiten beachtet werden müssen (http://www.fernbusse.de/aktuelles/lenk-und-ruhezeiten-im-fernbusverkehr-1385/).
Hier ein Beispiel: München - Hamburg
Für die Strecke von München nach Hamburg (ca. 800 km) benötigen Sie mit einem Reisebus, incl. der gesetzlichen Pausen ca. 11 – 12 Stunden (Stau usw. nicht berechnet).
Für die Stopps, welche nicht unmittelbar an der Autobahn sind, müssen Sie jeweils pro Stopp noch einmal ca. 20 – 60 Minuten zusätzlich rechnen (Nürnberg eher mehr).
Generell benötigen Sie hier, bei mehr als 9 Stunden Lenkzeit und/oder 13 Stunden Dispositionszeit mindestens 2 Fahrer pro Bus.

Finanzplannung

Finanz AG

Die erste Anlaufstelle für ein Projekt ist die Finanz AG. Sie kann euch beraten und sagen, wie viel Geld ihr zur verwenden könnt. Bei größeren Mobilisierungen rund um Hamburg gab es Subventionierungen, das heißt, die Bewegung finanzierte die Busse neben den Buchenden mit. Ohne diese Unterstützung hätte sich die Reise nach Hamburg nicht rechnen können, denn die Kosten pro Sitz hätten sich auf ca. 60€ pro Person belaufen, was wohl wenige Aktivisti bereit gewesen wären aufzubringen. Aber durch die Subventionierung wurden die Kosten für eine Einzelperson für Hin- und Rückfahrt auf nur 20€ reduziert! Natürlich ist der mögliche Endpreis abhängig von der Länge der Strecke insgesamt. Deswegen macht euch Gedanken darüber, wo ihr das nötige Geld herbekommt, meistens wird es schwierig, die Kosten durch den Ticketverkauf allein wieder einzunehmen!

Kostenvoranschläge

Bei den Kostenvoranschlägen gibt es den Ratschlag, Je mehr Angebote desto besseres Angebot. Gib dich nicht mit dem erstbesten zufrieden, sondern sieh im Kleingedruckten nach, was das Angebot wirklich aussagt. Tatsächlich ist nicht in jeder Busreise alles notwendige mit einberechnet. Um nur ein paar Beispiele zu nennen:

  • Premium Angebot (empfehlenswert): Fahrtkosten ein*e Fahrer*in, Beifahrer, Verpflegung Fahrer*in & Unterkunft, Parkplatzgebühren inklusive, Kontakt zu Busfahrer*in 2h vor Hin-und Rückfahrt.
  • 2. Angebot: Fahrtkosten ein*e Fahrer*in, Verpflegung Fahrer*in & Unterkunft, Kontakt zu Busfahrer*in 2h vor Abfahrt und Rückfahrt.
  • 3. Angebot: Fahrtkosten ein*e Fahrer*in, Beifahrer, Verpflegung Fahrer*in, Parkplatzgebühren inklusive und Hin-und Rückfahrt.

Da muss du wirklich gut aufpassen, denn beispielsweise bei dem zweiten Angebot fehlt der zweite Fahrer / ein Beifahrer. Für längere Strecken, wie von Bayern bis nach Hamburg, müssen die Lenkzeiten eingehalten werden - im schlimmsten Fall bleibt ihr am Rastplatz stehen, weil der Busfahrer nicht mehr weiterfahren darf. Außerdem wurde hier nur die Hinfahrt berechnet! Desweiteren musst du die Parkplatzgebühren je nachdem wo du hältst mit in die Kostenrechnung (soweit kein Problem) einbeziehen. Diese legt meist das Bunsunternehmen aus, aber auch du kannst das übernehmen und später mit der Finanz AG verrechnen. Du musst dir nur darüber im Klaren sein, dass das bedacht werden muss. Beim dritten Angebot fehlt die Übernachtung der Fahrer*innen - falls du einen Tag an deinem Ankunftsort verweilen möchtest, kann es sein, dass im Angebot die Übernachtung der Fahrer*innen mit eingeschlossen ist oder eben nicht, dann müsst ihr euch darum extra kümmern. Ihr könnt auch mit dem Busunternehmen vereinbaren, dass es sich darum kümmert, aber dann steigt natürlich auch wieder der Preis. Was bei dem dritten Angebot weiterhin fehlt ist, dass der Busfahrer, bis er selbst zum Startbusbahnhof kommt, nicht erreichbar ist. Das ist nicht optimal um etwaigen Komplikationen vorzubeugen oder auf kurzfristige Planänderungen zu reagieren. Fazit: Vergleiche aufmerksam die Kostenvorschläge und Inhalte aller Angebote!

Hier siehst du unsere Kostenvoranschläge (die genauen Kostenvoranschläge sind natürlich aus Datenschutzgründen nicht enthalten)
=> Kostenvoranschläge

Pretix - Ticketsystem

  • Jetzt anmelden, Seite für den Bus nach Hamburg https://fffutu.re/HH
  • Ticketsoftware Open Source https://pretix.eu/about/en/
  • Vielleicht kann man dir bei der Planung helfen, wenn du Pretix das Ticketssystem über das diese Busfahrt lief oder der SOKO, NOKO, AC2106 - dafür schreibe unsere Website AG: website@fridaysforfuture.is.
  • Wir haben eine selbstgehostete Version, wir stehen mit den Entwicklern im Kontakt und können schnell und günstig Veranstaltungen launchen.
  • Zahlungsmöglichkeiten sind: SEPA, Überweisung, Paypal, Kreditkarte (für unseren Bus haben wir SEPA-Lastschrifteinzug und Paypal verwendet, damit konnten wir sicherstellen, dass die Leute sich verbindlich anmelden. Das Risiko dabei, das Geld erst im Bus einzusammeln ist, dass die einige womöglich doch nicht kommen und ihr auf den Kosten sitzen bleibt).
  • Paypal: Dazu brauchst du Hilfe von einem e.V., der Paypal als NGO oder gemeinnützigen Verein anerkannt hat, denn Paypal erhebt Gebühren und diese sind wesentlich geringer, wenn es über den NGO-Rabatt läuft.
  • SEPA: Dazu brauchst du einen e.V., um ein Mandat bei der Bank zu beantragen.
  • Überweisung: geht immer, einfach Bankkonto angeben (unverbindlicher).
  • Kreditkarte: noch nicht getestet.

Finanzabwicklung

Wir haben unsere Finanzen über Together for Future e.V. abgewickelt, da sie Geld kurzfristig auslegen können und man somit mit dem eigenen privaten Konto kein Risiko trägt. Das heißt aber nicht, dass TFF jedem die Möglichkeit gibt, das zu machen - jeder Kooperation geht eine Risiko-Einschätzung voraus. Am besten kommunizierst du über FFF mit TFF, weil dort schon Verbindungen bestehen und die Leute wissen wie so etwas funktionieren kann.
Die Finanzabwicklung kann über folgende Partnerschaften laufen:

  • gemeinnützige Vereine
  • NGOs
  • privates Konto (nicht empfehlenswert!)

Jugendschutz

Betreuung vor Ort

In Hamburg hatten wir Kontakt mit der OG Hamburg, diese hat uns Unterkunft gestellt, konkret haben sich die Parents for Future um eine Unterkunft gekümmert, klärt rechtzeitig, wo ihr übernachten könnt. Und ob ihr genug Schlafplätze habt. Natürlich könnt ihr auch am selben Tag bei kürzeren Strecken heimfahren.
Deswegen achtet vor Ort darauf:

  • Bestimmt zwei Ansprechpersonen, vielleicht sogar OG spezifisch, wenn Reisegruppen von einer OG dabei sind.
  • Seit rund um dir Uhr erreichbar!
  • Geht in Gruppen auf die Demo und dann zur Unterkunft/Bus.
  • Schaut das ihr/du ungefähr bescheid wisst, wo sich die Leute aufhalten.
  • Denke an Verpflegung, macht Treffpunkte aus.
  • Im Notfall lege Geld für ÖPNV Tickets aus, plant das mit ein vor Ort.
  • Habe eine Liste aller Mitfahrenden dabei, und die Telefonnummern dazu, am besten auch den Kontakt zu den Eltern/Verwandten (wenn etwas passiert).

Jugendschutzgesetzt

Beachte das Jugenschutzgesetzt! Hier die Einverständniserklärungen, die ihr als Vorlage verwenden könnt.
Denkt auch daran, das es theoretisch wichtig ist Personen dabei zu haben die eine Jugendleitercard haben, sprich eine Juleica gemacht haben.
(Die Jugendleitercard ist ein amtlicher Ausweis, der in Deutschland für ehrenamtliche Mitarbeiter in der Jugendarbeit ausgestellt werden kann.)
Aufsichtspflichtübertragung u14
https://drive.google.com/file/d/1XXfS3sSDuJIRWz4x41FV8UTHgwLmOZtb/view?usp=sharing
(Das Pretix Ticketsystem kann das automatisch abfragen lassen.)
Einverständniserklärung u18
https://drive.google.com/file/d/1A9OsJsgIhr37qxGT5wAXi12pT9qMYbCV/view?usp=sharing
(Das Pretix Ticketsystem kann das automatisch abfragen lassen.)

Fragen von Eltern beantworten

Liebe Fridays ;),

Hallo, ich habe noch ein paar Fragen:

  1. fahrt ihr mit dem Bus direkt zur Demo?
  2. wo wird übernachtet?
  3. organisiert sich nach der Demo dann jeder selbst zur Unterkunft?
  4. wann und ab wo fahrt ihr am nächsten Tag zurück?

Ich denke es werden ja einige minderjährige dabei sein, meine Mädels sind es zumindest beide .....daher die vielen Fragen. Vielen lieben Dank.
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Antwortet rechzeitig, und schnell auf Fragen:

  1. Wir fahren mit dem Bus zum Sievekinplatz, dort beginnt 300m weiter die Demonstration im 14 Uhr, wir werden aber wahrscheinlich schon um 11 Uhr ankommen, dort werden wir unser Reisegepäck ablegen vor Ort in einem Zelt, das die Ortsgruppe Hamburg, die die Demonstration plant für uns bereitstellt, dort sind natürlich Aufpasser*innen, da noch mehr Busse aus ganz Deutschland kommen werden.
  2. Wir übernachten in einer Schule, genaue Adresse werde ich am Montag von Hamburg bekommen, ich kann Ihnen diese gerne zumailen, wenn ich mehr weiß.
  3. Wir werden als Gruppe aus Bayern zusammen bleiben und Nachmittags in die Stadt gehen, zum Abend hin, werden wir gemeinsam in die Unterkunft gehen.
  4. Wir werden wieder am Bushalt zum Sievekinplatz gehen, von dort aus fährt der Bus um 10:30 Uhr. Da werden wir gemeinsam vorher aufbrechen, damit wir rechtzeitig zur Abfahrt ankommen.

Ich XXX bin Hauptorganisator bei der BayernGoesHH Tour, sie können mich jederzeit unter der Telefonnummer XXX erreichen.

Liebe Grüße,


XXX

BayernGoesHH Team
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Lieber XXX,
Wow, ihr seid echt gut organisiert. Danke für deine hilfreiche Antwort!
Liebe Grüße aus Nürnberg.

Mitfahrgelegenheiten

Nicht zu empfehlen, es gab die Überlegung über Mitfahrgelegenheiten also extern von FFF, Leute mitfahren zu lassen, damit der Bus voll wird.
Das stellen sich aber folgende Probleme:

  • Wir kennen diese Personen nicht!
  • Wir haben Verantwortung und im Anbetracht des Jugendschutzes, haben wir sehr viele junge Menschen dabei, deswegen solltet ihr auch darauf achten nicht ältere Menschen mitfahren zulassen.
  • Falls ihr das doch überlegt, bestimmt eine Altersgrenze, jede Prävention ist angebracht.

Mobilisierung

Mobilisiert rechtzeitig, der Schein trügt, das ihr in sehr kurzer Zeit über 50 Personen mobilisieren könnt, das ist immer ein Risiko!
Deswegen macht so viel Werbung wie möglich, plant die Haltestellen durch und bindet andere OGs mit ein, sie sind nämlich genauso Verantwortlich damit das Projekt erfolgreich wird.
Macht Sharepics:
https://drive.google.com/drive/folders/1smW3b39nzZFLXXISA_SyIE-dWLs8oyH6?usp=sharing
Verwendet alle Social Media Kanäle, die ihr auch sonst für Demos mobilisieren verwendet.
Ein Bus zu organisieren bedeutet immer ein Überegionales Projekt, kümmert euch um Unterstützer*innen und schaut das ihr Kontakt haltet und das kommuniziert, was ihr vorhabt.

Beispiel Nachricht Whatsapp

Bayern goes Hamburg! 💚🚍

Jetzt anmelden https://fffutu.re/HH
❗Wie ihr wisst, ist es nächste Woche soweit und wir fahren gemeinsam zum Großstreik nach Hamburg.
Für die Busfahrt und Übernachtung zahlt ihr 20€ -> also auf geht's nach Hamburg🥳
Für die Fahrt🚍

  • Busticket
  • Einverständniserklärung/Aufsichtsübertragung der Eltern
  • Geldbeutel (mit Versichertenkarte, Perso etc.)
  • Essen
  • Trinken
  • Plakate (für die Demo)
  • etc.

Für die Übernachtung

  • Isomatte
  • Schlafsack
  • Hygienesachen
  • etc.

Natürlich ist hier nicht alles aufgelistet aber das sind grobe Anhaltspunkte für euch.
Wir freuen uns auf ein nices Wochenende und eine fette Demo mit euch!🥳
Euer BayerngosHH-Team🚍💚

Macht am besten ein FAQ

FAQ:
Wann fährt mein Bus ab, wo kann ich einsteigen/anmelden?
-> siehe https://fffutu.re/HH
An den Haltestellen hält unser Bus!💚🚍

(1) Abfahrt München |21:30 Uhr |ZOB, Arnulfstraße 21, 80335 München
(2) Abfahrt Ingolstadt | 23:00 Uhr |Esplanade 23, 85049 Ingolstadt
(3) Abfahrt Nürnberg | 00:30 Uhr | ZOB, Nürnberg Hbf, 90402 Nürnberg
(4) Abfahrt Erlangen | 01:15 Uhr | Erlangen Busbahnhof (Parkplatzstraße), 91054 Erlangen
(5) Abfahrt Würzburg |03:00 Uhr | Bahnhofpl. 2A, 97070 Würzburg
(6) Ankunft Hamburg | 10:00 Uhr | Bushalt am Sievekingplatz

Was muss ich alles einpacken? Für die Fahrt🚍

  • Busticket
  • Einverständniserklärung/Aufsichtsübertragung der Eltern
  • Geldbeutel (mit Versichertenkarte, Perso etc.)
  • Essen
  • Trinken
  • Plakate (für die Demo)
  • etc.

Für die Übernachtung

  • Isomatte
  • Schlafsack
  • Hygienesachen
  • etc.

Natürlich ist hier nicht alles aufgelistet aber das sind grobe Anhaltspunkte für euch.

Wie läuft das dann mit Gepäck in Hamburg?
-> die OG Hamburg stellt Zelte zur Verfügung, wo wir unsere Sachen in der Nähe von der Demo ablegen können, natürlich passt da eine*r darauf auf ;)
Wie läuft das mit der Übernachtung?
-> die OG Hamburg stellt und eine gemeinsame Unterkunft, wir werden in einer Schule übernachten, das heißt wir können natürlich zusammen bleiben als Gruppe -> ich möchte getrennt schlafen => kein Problem, wir finden dafür eine Lösung :)
Wie muss ich mir die Busreise vorstellen?
Wir haben einen ganz normalen Reisebus, wir werden kurz nach Würzburg wahrscheinlich unsere erste Pause an einem Rastplatz machen, die Rückfahrt läuft genauso, wir werden natürlich alle wieder mitnehmen, wir wissen ja wer alles mitfährt.
Was ist wenn ich die Einverständniserklärung der Eltern nicht hochgeladen habe bei der Anmeldung?
-> Bringe sie einfach zum Bus mit!
Was ist wenn ich die Aufsichtspflichtübertragung nicht bei der Anmeldung hochgeladen haben bei der Anmeldung?
-> Bringe sie einfach zum Bus mit! Wir können dich aber nur mitnehmen, wenn die Aufsichtsperson mit dabei ist und die Eltern einverstanden sind.

Nachbesprechung

Macht eine Umfrage auf der Rückfahrt:

  • Wie hat es euch gefallen?
  • Was kann man das nächste Mal verbessern?
  • Gab es ernsthafte Probleme/Situationen? (am besten geht mit einer FINTA* Person und einer männlichen Person durch den Bus und sprecht gezielt die Leute an).
  • Lasst euch feiern!
  • Puh jetzt ist es geschafft, alle wieder gesund zurück, vergesst aber nicht die Abrechnungen zum Schluss!