Howto: Bessere Online Meetings

Du möchtest produktiverer, mit einer besseren Atmosphäre und mehr Aufmerksamkeit arbeiten? Dann sind diese HowTo's für Einsteiger und Fortgeschrittene genau das richtige für dich. Hier erfährst du alles mögliche von Meeting Zeitrahmen, über Check-In und Check-Out bis hin zu einer klaren Aufgabenverteilung.

HowTo - Moderationsneulinge

Fragen zur Positionierung

Ist der TOP wichtig ...

... um weiter arbeiten zu können?

... damit die Gruppe langfristig funktioniert?

... um eine besonders einflussreiche Aktion zu ermöglichen?

Checkliste:

Sammele die Tagesordnungspunkte (TOPs) vorher!

Bis zum Tag vor der TK sollen dir alle die Themen und die Priorität ihrer TOPs schicken. Dadurch kannst du den Ablauf vorher bekanntgeben und sparst im Meeting Zeit.

Kürze die Agenda!

Online-Meetings sind anstrengender als in-persona-Treffen. Deswegen ist für produktive Arbeit wichtig, weniger konkrete Tops in einem Meeting zu behandeln.

Beschränke den Meeting Zeitrahmen!

Bestimme einen festen Zeitrahmen für euer Meeting. Und beende das Meeting, auch wenn nicht alle Punkte besprochen wurden. So können alle ihren Tag besser planen und sind nicht frustriert, weil es wieder mal länger dauert und andere Dinge warten müssen.

Teile die Zuständigkeiten während des Meetings auf!

Um Multitasking zu vermeiden, können neben der Moderation weitere Aufgaben übernommen werden. So kann je eine Person den Chat betreuen, die Zeiteinhaltung überwachen und für Technikfragen zur Verfügung stehen. Je länger das Meeting und je mehr Teilnehmende, desto sinnvoller ist eine umfangreiche Rollenverteilung.

Beschränke die Redezeit auf 3 Minuten pro Person!

Weise darauf hin, dass du die Teilnehmenden freundlich unterbrechen wirst.

Mache einen kurzen Check-In und Check-Out!

Dadurch entsteht eine persönlichere Atmosphäre. Besonders in Krisenzeiten ist das Abfragen von Emotionen und Energielevel wichtig. Bei über 15 Personen reicht ein Blitzlicht. Gute Check-In-Fragen bietet https://tscheck.in/ und https://friends4future.org/lets-talk-climate_plain/

Sorge für ausreichend Pausen!

In 1,5 Stunden solltest du nach der Hälfte mindestens 2 Minuten einplanen, damit alle kurz die Augen entspannen und sich strecken können. Bei 2 Stunden ist eine Pause von 5-10 Minuten ideal. Zwischen mehreren Sessions sollten mindestens 30 Minuten liegen.

Verteile klare Aufgaben!

Bevor ein Thema abgehakt wird, bestimmst du Verantwortliche, die sich um den weiteren Ablauf kümmern. So gelangen Beschlüsse aus dem Meeting in die Praxis.

Generell gilt: Meetings sollten immer so kurz wie möglich und wirklich nur so lang wie nötig sein! Sie sind nur die Vorbereitung für Dinge, die TATSÄCHLICH etwas in der Welt verändern.

HowTo - Moderationsprofis

Aufmerksamkeit & Konzentration

Mit diesen 10 einfachen Tipps bringst du mehr Aktivität und Leichtigkeit ins Meeting!

Das kannst du tun, wenn die Teilnehmenden oft abgelenkt sind:

• In der Einladung freundlich deine Erwartung mitteilen

“Um unser Engagement wirkungsvoll zu machen, müssen wir uns gut absprechen und brauchen die volle Konzentration während der Meetings. Am besten überprüft ihr vorher, ob die Technik funktioniert (Log-In, Video, Audio, Sprache). Wenn möglich, benutzt bitte Headsets und beugt Störungen vor (Mitbewohnis Bescheid geben, störende Benachrichtigungen & Programme ausschalten).”

• Gemeinsam den Kreislauf in Schwung bringen

“Bevor wir zum nächsten Thema kommen/mit der nächsten Aufgabe anfangen, strecken wir uns jetzt mal kurz/stehen wir jetzt alle mal fünf Minuten auf und bewegen uns ein bisschen.”

• Ablenkungen einbeziehen (Handys, Computer, Tablets)

- z.B. um Umfragen und Quizzes zu machen (z.B. FFF-Poll, Kahoot! oder Cryptpad)  
- z.B. in geteilten Dokumenten schreiben/Ideen sammeln (z.B. FFF-Pad oder Cloud Dokument, bzw. Google Docs)

Das kannst du tun, wenn du dir mehr Beteiligung wünschst:

• Fragen reformulieren

- Offene Fragen statt Ja-Nein-Fragen (z.B. statt “Findet ihr das gut?” → “Was findet ihr daran gut?”)
- Möglichkeitsperspektive statt Problemfokus (z.B. statt “Wer versteht das noch nicht?” → “Was habe ich noch nicht verständlich genug erklärt?”)

• Individuellen Bezug herstellen

- z.B. “Schön, dass du da bist, *Name*, wir sind gerade dabei, uns über *Thema/Aufgabe* auszutauschen, hast du dazu vielleicht direkt Fragen/Wünsche/Anregungen?”
- z.B. “*Name*, du hast ja schon viel an *Ziel* gearbeitet, wie könnte dir diese Fähigkeit/Info dabei helfen?

• Rahmen für Meinungsaustausch schaffen

- Kleingruppendiskussionen (z.B. 1-2-4-Alle-Methode)
- Listening Circles (“Wir gehen jetzt reihum und alle sagen in 1-2 min ihre Meinung zu *Thema*.”)

• Aufgaben verteilen und um Hilfe bitten

- z.B. “Kannst du bitte das Thema/die Aufgabe vorstellen, du weißt da besser Bescheid.”
- z.B. “Das kann dir wahrscheinlich *Name* am besten beantworten.”

Das kannst du tun, wenn die Meetings oft anstrengend sind:

• Agenda kürzen

Projekte und TOPs konsequent priorisieren (z.B. mithilfe der Eisenhower-Matrix: Ordnung nach “wichtig” und “dringend” ODER mithilfe von Fragen zur Wirkung (“Wie viel wird *Aktion* realistisch verändern?”) und zum Aufwand (“Wie lange dauert das Projekt/der TOP?”)

• Mache Pausen (Effektive Pausen = effektive Arbeit)

- Mindestens 5 min in 1,5 Stunden (Je anstrengender die Themen, desto mehr Pausen!)
- Nimm’s leicht: Auflockerung und Spaß dürfen auch mal kurz off-topic sein.

• Abwechslung reinbringen

z.B. gemeinsam Videos, Dokumente oder Übersichten zum Thema anschauen

Atmosphäre & Teamsprit

Hier findest du 9 praktische Methoden, um aktiv die Kommunikation im Meeting zu verbessern!

Das kannst du tun, wenn du andere zum Moderieren motivieren willst

• Vorteile des Moderieren's herausstellen

“Als Moderator*in kannst dafür sorgen, dass sich alle wohlfühlen, es entspannt und strukturiert abläuft, wir schnell zu Ergebnissen gelangen und frischer Wind ins Meeting kommt. Außerdem kannst du beim Moderieren viel lernen: freies Sprechen, Rhetorik, Selbstbewusstsein, Führungskompetenz.” 

• Hürden senken

“Du kannst schon viel, das beim Moderieren hilft (z.B. selbstbewusste und freundliche Art, guten Überblick über Meetings, Erfahrung mit der Gruppe). Du wärst nicht allein: Wenn du möchtest, unterstütze ich dich, auch mit Feedback. Je mehr wir uns abwechseln, desto weniger Druck hat jede*r!“ 

• Diese Checkliste an Moderationsneulinge und Wiedereinsteiger*innen weiterleiten

Schau dir doch mal das “Konzept für gute Meetings - Moderation” an und probier es einfach aus.”

Das kannst du tun, wenn du dich online unsicher fühlst

• deine offline Moderation's Gewohnheiten mit in die Online Welt nehmen

z.B. nach dem Befinden der anderen fragen, gestikulieren, zwischendurch trinken

• nach Feedback fragen

“War es gut, dass ich das so gemacht habe?”

• sich die eigenen Stärken bewusst machen

Das kannst du tun, wenn du gerne einen persönlichen Umgang fördern würdest

• Regelmäßige Check-Ins und Check-Outs

- Ein Check-In sollte bei bis zu 10 Teilnehmenden max. 5 Minuten dauern. Halte die Runde kurz, z.B.: “In zwei Worten, wie war euer Tag bisher?” oder ”In einem Satz, was wünscht ihr euch für dieses Meeting?”  
- Den Check-Out kannst du entsprechend der Stimmung und verbleibenden Zeit gestalten: “Wie  fandet ihr unsere Zusammenarbeit heute?” oder “Wie fühlt ihr euch jetzt?”
- Abwechslung reinbringen: Lass dir neue Fragen einfallen oder teste den Fragen-Generator!

• Eine Kultur des Voneinander Lernens schaffen/ Skillsharing

- 5-minütige-Inputvorträge von Mitaktivisti über thematisch passende Themen, mit denen sie sich gerade beschäftigen/gut auskennen. Vorher Dauer festlegen, Ende signalisieren.
- “Wer kann etwas besonders gut?” oder “Hat *Name* vielleicht ein paar Tipps, wie das anderen auch besser gelingen kann?” (z.B. soziale Kompetenzen, Organisation, Rhetorik,...)

• Gemeinsam reflektieren

Mindestens alle 3 Wochen eine halbe Stunde Zeit nehmen, um gemeinsam zu reflektieren: je nachdem wie persönlich euer Verhältnis untereinander ist z.B. “Was können wir im Umgang miteinander noch verbessern?”, “Was funktioniert schon sehr gut?” oder “Nervt euch irgendwas an unseren Meetings?”

Produktivität & Entscheidungen

Das kannst du tun, wenn der Sinn des Meetings unklar ist:

• Das Ziel des Meetings festlegen

- “Was ist das gemeinsame Ziel des Meetings?” → Wenn das Ziel erreicht ist, ist das Meeting vorbei.
- “Kann dieses Ziel per Nachricht o. ä.  schneller & besser erreicht werden?” → Wenn ja, Meeting absagen.
- ein Oberthema formulieren und nur Tagesordnungspunkte zu diesem Thema zulassen

• Wichtige Schritte und den roten Faden des Meetings definieren

- Welche Entscheidungen sollen getroffen werden? Wofür sind die Entscheidungen wichtig?”
- “Nehmen genau die Menschen am Meeting teil, die an den Entscheidungen beteiligt sein müssen, weil sie entsprechende Expertise/Verantwortung haben?” → Wenn nein, entsprechend Leute ein- und ausladen. 

• Durchführbarkeit des Meetings prüfen

- Haben wir alles, was wir brauchen, um die Entscheidungen zu treffen und das  Ziel zu erreichen?
- Ist das Meeting zum jetzigen Zeitpunkt sinnvoll? → Wenn nein, Meeting verschieben und vorbereiten. 

Das kannst du tun, wenn oft der Zeitrahmen gesprengt wird:

• Positionieren und Agenda minimieren

- “Es ist insgesamt zielführender, wenn wir uns mit *Tagesordnungspunkt (TOP)* beschäftigen, weil....”
- “...*TOP* wichtig ist, um weiterarbeiten zu können.”
- “...*TOP dazu beiträgt, dass die Gruppe langfristig funktioniert.”
- “...*TOP* eine einflussreiche Aktion ermöglicht/am meisten positive Auswirkungen hat.”

• Redebeiträge auf 3 min pro Person und Thema beschränken

- “Schaut bitte auf die Uhr oder ich gebe euch nach 2,5 Minuten Bescheid, damit ihr zum Ende kommt.”
- “Wer von euch wäre heute so lieb, die Einhaltung der Redezeit zu überwachen?”

Das kannst du tun, wenn keine klaren Entscheidungen für die Gruppe entstehen:

• Entscheidungsmodi einführen bevor Entscheidungen anstehen/ Konflikte aufkommen
• Konsent (= kein Widerspruch) statt Konsens (= alle einverstanden)

- “Wer lehnt den Vorschlag ab? Warum? Kann der Vorschlag entsprechend angepasst werden?” → Wenn ja, Vorschlag anpassen und nochmal fragen // Wenn nein, Vorschlag ablehnen
- Wenn keine*r widerspricht, Vorschlag annehmen

• Finger Voting (= Skala von 1-5)

- “Wie viel Widerstand empfindest du gegenüber *Vorschlag*?” (1 Finger=kein Widerstand & 5 Finger=hoher Widerstand) → Für jeden Vorschlag zusammenzählen & kleinste Anzahl gewinnt
- “Wie sehr befürwortest du diesen Vorschlag?” (1=gar nicht & 5=sehr stark) → größte Anzahl gewinnt

• Rangliste erstellen mit der 10-5-3 Methode

Sinnvoll bei der Frage, was als nächstes getan werden soll oder welche Ideen am wichtigsten sind

• Weniger und gezielter Leute einladen, um niemanden vom Weltverbessern abzulenken