Mail: Kontakte per CSV-Datei importieren

Kontakte via CSV in ein FFF-Mail-Adressbuch importieren (inkl. Gruppen-Zuordnung d. Kontakte)

Mama mia, war das eine Tortur. Ich habe ewig gebraucht, um mittels einer CSV-Datei eine Liste von Mailadressen in ein FFF-Mail-Adressbuch zu importieren und gleichzeitig einer bestimmten Kontakt-Gruppe zuzuordnen. Damit du nicht genau so lange brauchts, hier eine ganz schnelle Anleitung. Wenn Du nur Adressen via csv importieren möchtest, ohne bestimmte Kontakt-Gruppe, dann lass diesen Teil einfach weg. Wenn du stattdessen andere Kontakt-Attribute mit importieren willst, gehe genau so vor, wie hier mit Kontakt-Gruppen beschrieben.

1. Adressliste erstellen

Das kannst du ganz einfach zum Beispiel in Google Sheets machen. Füge in eine Spalte alle Adressen ein und in eine zweite den genauen Namen der Kontakt-Gruppe, in die du die Adressen importieren willst. Wichtig ist, dass die Spalten jeweils in der ersten Zeile einen Titel tragen, der auf eine ganz bestimmte Weise beschreibt, was die Spalte enthält.

Für Mailadressen muss das 'email_address' sein und für Kontaktgruppe 'categories' (jeweils ohne die Anführungszeichen) - ansonsten werden die Zeilen beim Import nicht erkannt. Die richtigen Bezeichnungen für verschiedene Kontakt-Attribute findest du hier ab Zeile 35 (immer die Bezeichnung vor dem Pfeil): https://github.com/roundcube/roundcubemail/blob/master/program/lib/Roundcube/rcube_csv2vcard.php

Eine weitere wichtige Eigenheit: die Mailadressen dürfen nicht in der ersten Spalte stehen. (Außerdem musst du nach allen mit Inhalt befüllten Spalte noch eine leere Spalte einfügen, damti später bei der CSV-Datei-Erstellung ein Komma jede Zeile abschließt.)

2. CSV-Datei erstellen

Auch wenn mich eingeschweißte IT-ler*innen dafür vermutlich verurteilen würden, finde ich es auf die folgende Art am einfachsten, die passende CSV-Datei zu erstellen:

• Markiere in deiner Tabelle alle Spalten mit Inhalt und die eine leere Spalte ganz am Ende und kopiere sie
• füge sie hier in das linke Feld ein: https://www.textcompare.org/csv/
• setze unter CSV Input Options 'Tab' als Delimiter
• setze unter CSV Output Options , als Delimiter und aktiviere 'enclose fields in quotes'
• Klicke anschließend auf 'porcess'
• Entferne in rechts in der ersten Zeile die leeren Anführungszeichen ganz am Ende
• Überprüfe: jede Zeile endet mit einem Komma (!), die Spaltenbezeichnungen sind genau richtig geschrieben, alle Mail-Adressen und andere Attribute sind in Anführungszeichen gesetzt
• Klicke auf Save

Auch wenn du die CSV-Datei auf anderem Weg erstellst, wichtig ist: jede Zeile endet mit einem Komma, die Spaltenbezeichnungen sind genau richtig geschrieben, alle Mail-Adressen und andere Attribute sind in Anführungszeichen gesetzt, die Mailadressen stehen nicht in der ersten Spalte.

3. CSV-Datei in Roundcube importieren

Öffne nun Roundcube und wechsle ins Adressbuch. Klicke oben rechts auf 'Importieren' und wähle die eben erstellte und gespeicherte Datei aus. Wähle in dem Drop-Down-Menü aus dass die Gruppen-Zuordnung mit importiert werden soll. Klicke auf Importieren.

Im besten Fall hat jetzt alles geklappt.

Wenn jetzt dort steht: "0 Adressen importiert", dann bedeutet das, dass die Spalten-Bezeichnung nicht korrekt ist. Überprüfe also noch mal, ob dort wirklich genau das in der ersten Zeile steht, was dort stehen soll (inkl. Groß/Kleinschreibung).

Wenn dort sowas steht wie "Datei entspricht nicht den Importvorraussetzungen" oder so, dann bedeutet das, dass der Aufbau der Datei falsch ist, dass zum Beispiel die Titelzeile fehlt oder das Komma am Ende jeder Zeile. Überprüfe noch mal, ob du alles richtig gemacht hast.

Wenn alles glatt gelaufen ist, sollten die Mailadressen jetzt in die entsprechende Gruppe importiert und nun dort zu finden sein. Juhu.

Das war's

Ansonsten: ein Forenbeitrag der mir bei der Fehlersuche geholfen hat ist dieser hier: https://stackoverflow.com/questions/20469399/importing-address-book-in-roundcube-doesnt-do-anything

So oder so liebe Grüße und Glück auf im Roundcube-Djungel! Jon